Igapäevaselt pangaülekandeid tehes puutume kokku mitmete väljadega, mis tuleb maksekorraldusel täita: saaja nimi, kontonumber, summa ja selgitus. Kuid üks väli, mis tekitab tihti küsimusi või mida peetakse ekslikult ebaoluliseks, on viitenumber. Paljud inimesed on harjunud seda lahtrit tühjaks jätma või kirjutama sinna suvalisi numbreid, mõistmata, et tegemist on ühe kriitilisema elemendiga tänapäevases pangandussüsteemis. Viitenumber ei ole lihtsalt suvaline numbrite jada, vaid matemaatiliselt koostatud kood, mis tagab maksete automaatse, kiire ja vigadeta liikumise õigele kliendikontole. Ilma selleta peaksid raamatupidajad tegema tohutul hulgal käsitööd, mis omakorda aeglustaks teenuste kättesaadavust ja suurendaks inimlike eksituste riski. Selles artiklis vaatame süvitsi, mis on viitenumber, kuidas see tehniliselt töötab ja miks selle korrektne kasutamine on hädavajalik nii eraisikutele kui ka ettevõtetele.
Mis on viitenumber tehnilises ja sisulises tähenduses?
Viitenumber on unikaalne numbrite kombinatsioon, mida kasutatakse makse tegija ja makse saaja vahelise tehingu identifitseerimiseks. Lihtsustatult öeldes on see “võti”, mis ühendab panka laekunud raha konkreetse arve või lepinguga ettevõtte raamatupidamissüsteemis. Erinevalt selgituse lahtrist, kuhu võib kirjutada vabas vormis teksti, on viitenumber rangelt struktureeritud ja masinloetav.
Tehniliselt ei ole viitenumber kunagi juhuslik. Eestis ja paljudes teistes riikides koostatakse viitenumber kindla algoritmi alusel, millest tuntuim on niinimetatud 7-3-1 meetod. See tähendab, et viitenumbri viimane number on alati kontrolljärk. See kontrolljärk arvutatakse eelnevate numbrite põhjal, kasutades kindlaid kaalusid (7, 3 ja 1). Kui sisestate internetipangas viitenumbri ja teete kasvõi ühe näpuka – näiteks vahetate kaks numbrit omavahel ära või jätate ühe numbri vahele –, annab süsteem koheselt veateate ega lase makset sooritada. See on sisse ehitatud turvameede, mis kaitseb maksjat raha valesse kohta saatmise eest.
Viitenumbrid võivad olla erineva pikkusega, tavaliselt 2 kuni 20 numbrit. Lühemad viitenumbrid on sageli kasutusel püsivate lepingute puhul (näiteks korteriühistu üürimaksed), samas kui pikemad numbrid võivad sisaldada infot kliendi ID, arve kuupäeva või konkreetse tellimuse numbri kohta.
Miks ettevõtted nõuavad viitenumbri kasutamist?
Peamine põhjus, miks ettevõtted – olgu selleks telekommunikatsioonifirmad, energiaettevõtted või e-poed – nõuavad viitenumbri kasutamist, on automatiseerimine. Suured ettevõtted saavad iga päev tuhandeid, vahel isegi kümneid tuhandeid pangaülekandeid. Nende maksete käsitsi sorteerimine oleks ajakulukas ja ebamõistlikult kallis.
Kui makse tehakse korrektse viitenumbriga, juhtub järgmine:
- Panga server edastab info laekumise kohta ettevõtte infosüsteemi.
- Ettevõtte tarkvara loeb viitenumbrit ja leiab andmebaasist vastava arve või lepingu.
- Süsteem märgib arve automaatselt tasutuks (“linnuke kirjas”).
- Kogu protsess võtab aega sekundeid ja ei vaja inimese sekkumist.
See automaatika on kasulik ka tarbijale. Näiteks kui teile on internetiteenus võlgnevuse tõttu piiratud, taastub teenus pärast viitenumbriga makse sooritamist sageli automaatselt ja kiiresti, sest süsteem tuvastab laekumise koheselt. Kui maksaksite ilma viitenumbrita, peaks keegi raamatupidamises käsitsi teie makset otsima, mis võib võtta päevi.
Erinevus viitenumbri ja selgituse vahel
Üks levinumaid eksimusi on viitenumbri kirjutamine maksekorralduse “Selgitus” lahtrisse. Kuigi inimsilmale võib tunduda, et info on ju olemas, on infosüsteemide jaoks tegemist täiesti erinevate andmetega.
Selgitusväli on mõeldud inimestele lugemiseks. Sinna kirjutatakse tavaliselt “Arve nr 12345”, “Üür detsembri eest” või “Laenu tagasimakse”. Pangasüsteemid edastavad selle info tekstina, kuid automaatsed raamatupidamisprogrammid ei suuda sellest tekstist alati usaldusväärselt infot välja lugeda, eriti kui tekstis on kirjavigu või lühendeid.
Viitenumbri väli on standardiseeritud ja asub pangaülekande vormil eraldi lahtris. Kui sisestate numbri sinna, liigub see läbi pangasüsteemide spetsiaalse koodina (struktureeritud makseinfo), mida vastuvõtja server oskab koheselt töödelda. Seega, reegel on lihtne: kui arvel on viitenumber, tuleb see sisestada alati viitenumbri lahtrisse, mitte selgitusse.
Mis juhtub, kui viitenumber on vale või puudub?
Viitenumbri puudumine või vale kasutamine on kõige sagedasem põhjus, miks maksed “kaovad” või miks kliendid saavad meeldetuletuskirju juba tasutud arvete kohta. Vaatame lähemalt kolme peamist stsenaariumi:
1. Viitenumber jäetakse tühjaks
Kui teete ülekande ettevõttele, kes kasutab automaatset laekumiste süsteemi, kuid jätate viitenumbri lahtri tühjaks, läheb raha küll ettevõtte pangakontole, kuid jääb nende süsteemis n-ö “rippuma”. See liigitub selgusetuks laekumiseks. Raamatupidaja peab hiljem võtma pangakonto väljavõtte ja hakkama käsitsi otsima maksja nime järgi, millise arvega see summa kokku läheb. Kui maksja nimi erineb lepinguomaniku nimest (näiteks abikaasa maksab teise abikaasa arvet), on makset peaaegu võimatu ilma täiendava uurimiseta õige kliendiga siduda.
2. Viitenumber on kirjutatud selgitusse
Nagu eelnevalt mainitud, ei loe automaatsüsteemid selgituse lahtrit sama efektiivsusega. Tulemus on sageli sama, mis tühja viitenumbri puhul – makse on kohal, kuid arve on süsteemis endiselt märgitud “maksmata”. See võib kaasa tuua viivised või teenuse katkestamise hoiatuse, kuigi raha on tegelikult ettevõtte kontol.
3. Viitenumber on vigane
Tänapäevased internetipangad on nutikad ja kontrollivad viitenumbri matemaatilist õigsust (kontrolljärku) enne makse kinnitamist. See tähendab, et juhuslikku trükiviga on raske teha – pank annab veateate. Kuid on võimalik, et sisestate kogemata kellegi teise korrektse viitenumbri (näiteks vana arve oma). Sellisel juhul laekub raha valele kliendikontole või kaetakse sellega vale arve.
Rahvusvahelised maksed ja ISO viitenumber
Maailm on muutumas üha globaalsemaks ja see puudutab ka pangandust. Lisaks siseriiklikele viitenumbritele kohtab üha sagedamini rahvusvahelist viitenumbri standardit, mida tuntakse nime all RF-viide (Creditor Reference). See põhineb ISO 11649 standardil.
RF-viide algab alati tähtedega “RF”, millele järgnevad kaks kontrollnumbrit ja seejärel tavapärane numbriline viide. Selle süsteemi suur eelis on piiriülesus – seda saab kasutada SEPA maksete (ühtne euromaksete piirkond) puhul üle terve Euroopa. Kui teete ülekannet välismaisele e-poele või teenusepakkujale ja näete arvel koodi, mis algab tähtedega RF, võite olla kindel, et tegemist on rahvusvahelise viitenumbriga, mis tuleks sisestada maksekorraldusel vastavasse lahtrisse. See tagab, et makse jõuab näiteks Saksamaa või Soome panka sama sujuvalt ja automaatselt nagu Eesti-sisene makse.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Alljärgnevalt leiate vastused levinumatele küsimustele seoses viitenumbrite ja pangaülekannetega.
Kas viitenumber on alati kohustuslik?
Ei, viitenumber ei ole alati kohustuslik. Eraisikutevaheliste maksete puhul (näiteks sõbrale raha kandes) viitenumbrit tavaliselt ei kasutata ja piisab selgitusest. Kuid ettevõtetele arveid tasudes on viitenumber peaaegu alati nõutud, kui see on arvel märgitud. Mõned asutused (näiteks Maksu- ja Tolliamet) ei pruugi makset vastuvõtta või töödelda, kui viitenumber puudub.
Mida teha, kui unustasin viitenumbri lisada?
Kui avastasite pärast makse sooritamist, et viitenumber jäi lisamata, ei ole raha kadunud. Soovitatav on saata makse saajale (ettevõtte klienditoele või raamatupidamisele) e-kiri maksekorralduse koopiaga ja infoga, millise arve eest tasuti. See aitab neil laekumise käsitsi õige arvega siduda.
Kas ma võin kasutada vana viitenumbrit uue arve tasumiseks?
See sõltub ettevõttest. Paljudel teenusepakkujatel (nt telekomid, kommunaalteenused) on igal kliendil üks püsiv viitenumber, mis ei muutu kuust kuusse. Sellisel juhul võite kasutada vana viitenumbrit. Teistel juhtudel (nt e-poed, ühekordsed tellimused) genereeritakse igale arvele uus unikaalne viitenumber. Sellisel juhul tuleb kindlasti kasutada konkreetse arve peal olevat numbrit, muidu võidakse makse siduda vale tellimusega.
Kuidas leida viitenumbrit, kui arve on kadunud?
Kõige lihtsam on logida sisse teenusepakkuja iseteeninduskeskkonda, kus on tavaliselt kuvatud nii maksmata arved kui ka vajalikud rekvisiidid. Samuti võib vaadata oma panga varasemaid makseid samale saajale – kui tegemist on püsiva viitenumbriga, leiate selle eelmisest maksekorraldusest.
Nutikad lahendused: e-arved ja püsikorraldused
Kõige kindlam viis viitenumbriga seotud vigade vältimiseks on välistada käsitöö ehk numbrite ise trükkimine. Tänapäeva pangandus pakub selleks suurepäraseid võimalusi, mis säästavad aega ja närve.
Esimene ja kõige mugavam lahendus on e-arve tellimine panka. Kui tellite e-arve, saadab teenusepakkuja arve info otse teie internetipanka. Teie näete juba eeltäidetud maksekorraldust, kus kõik väljad – saaja konto, summa ja kriitilise tähtsusega viitenumber – on juba korrektselt sisestatud. Teil jääb üle vaid vajutada “Kinnita”. Veelgi mugavam on sõlmida e-arve püsimakse leping, mille puhul pank tasub laekunud e-arve automaatselt õigel kuupäeval, tagades, et ükski number ei lähe valesti ja ükski tähtaeg ei unune.
Teine võimalus on kasutada määratud makseid. Kui teete regulaarselt ülekandeid samale saajale (ja viitenumber on püsiv), salvestage makse vorm internetipangas mallina. Järgmisel korral valite lihtsalt nimekirjast õige saaja ja viitenumber on juba lahtris olemas. Siiski tuleb olla tähelepanelik – kui teenusepakkuja muudab oma pangakontot või viitenumbrite süsteemi, tuleb ka malli uuendada.
Kokkuvõttes on viitenumber väikese, kuid äärmiselt olulise tähtsusega detail meie finantskäitumises. Selle korrektne kasutamine on märk finantshügieenist, mis tagab sujuvad suhted teenusepakkujatega ja hoiab ära asjatu ajakulu probleemide lahendamisel.
