Digitaalne asjaajamine on Eestis muutunud igapäevaseks normiks, asendades üha enam traditsioonilist paberimajandust. Olenemata sellest, kas peate sõlmima töölepingu, esitama avalduse ametiasutusele või kinnitama pangaülekannet, on digiallkiri juriidiliselt võrdne omakäelise allkirjaga. See mitte ainult ei säästa aega ja loodust, vaid võimaldab dokumente hallata asukohast sõltumatult. Kuigi enamik eestlasi kasutab digiallkirjastamist regulaarselt, võib protsess tehniliste uuenduste või harva kasutamise tõttu tekitada küsimusi. Järgnevas põhjalikus juhendis vaatame detailselt läbi kõik võimalused, kuidas dokumente ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil turvaliselt ja korrektselt allkirjastada.
Ettevalmistused: mida on vaja edukaks allkirjastamiseks?
Enne allkirjastamise protsessi alustamist on oluline veenduda, et teie tehniline varustus ja turvakoodid on valmis. Ilma nendeta võib protsess takerduda kõige ebasobivamal hetkel. Edukaks digiallkirjastamiseks on vaja täita teatud eeldused, mis sõltuvad valitud meetodist.
Vajalik riistvara ja tarkvara
Kui kasutate füüsilist ID-kaarti, peab teil olema töökorras ID-kaardi lugeja. Paljudel uuematel sülearvutitel on see juba sisse ehitatud, kuid lauaarvuti puhul tuleb kasutada USB-ühendusega lugejat. Tarkvaraliselt on kriitilise tähtsusega DigiDoc4 Klient, mis on peamine programm ID-kaardi toiminguteks. Soovitatav on alati kontrollida, kas teie arvutis on installeeritud kõige värskem tarkvaraversioon, mille saab alla laadida ametlikult id.ee kodulehelt. Vananenud tarkvara võib põhjustada ühilduvusprobleeme uute sertifikaatidega.
PIN-koodide roll ja turvalisus
Olenemata sellest, kas kasutate ID-kaarti, Mobiil-ID-d või Smart-ID-d, vajate tehingute kinnitamiseks PIN-koode. On oluline mõista nende erinevust:
- PIN1 on isikutuvastuseks. Seda küsitakse teenustesse sisselogimisel.
- PIN2 on allkirjastamiseks. See on kood, mis annab toimingule juriidilise jõu.
Kui olete oma ID-kaardi PIN-koodid unustanud või need on blokeeritud, saate need taastada PUK-koodi abil või taotleda politsei- ja piirivalveametist uue koodiümbriku. Mobiil-ID ja Smart-ID puhul tuleb koodide unustamisel luua reeglina uus konto või leping.
Samm-sammult juhend: allkirjastamine ID-kaardiga arvutis
Kõige klassikalisem ja levinum viis dokumentide allkirjastamiseks on kasutada ID-kaarti koos kaardilugejaga. See meetod on väga turvaline, kuna eeldab füüsilise dokumendi (kaardi) ja teadmise (PIN-kood) samaaegset olemasolu.
1. samm: ID-kaardi sisestamine ja tarkvara avamine
Sisestage oma ID-kaart lugejasse. Jälgige, et kaardi kiip oleks suunatud lugeja kontaktide poole (tavaliselt kiip ülespoole ja eespool). Pärast kaardi sisestamist avage programm DigiDoc4 Klient. On oluline oodata mõni sekund, kuni programm loeb kaardi andmed sisse. Kui näete ekraanil oma nime ja isikukoodi, on ühendus edukalt loodud.
2. samm: Dokumendi lisamine konteinerisse
Allkirjastamiseks ei krüpteerita ega muudeta algset faili (nt Wordi dokumenti või PDF-i), vaid see pannakse niinimetatud “digitaalsesse ümbrikusse” ehk konteinerisse. Selleks on DigiDoc4 programmis mitu võimalust:
- Lohistage vajalik fail otse programmiaknasse.
- Vajutage nupule “VALI FAIL” ja otsige dokument oma arvutist üles.
- Võite paremklõpsata failil oma arvuti kaustas ja valida menüüst “Allkirjasta digitaalselt”.
Pärast faili lisamist näete, et konteineri formaadiks valitakse vaikimisi .asice. See on rahvusvaheliselt tunnustatud formaat, mis tagab allkirja kehtivuse ka teistes Euroopa Liidu riikides.
3. samm: Allkirjastamise protsess
Kui fail on konteineris, veenduge, et olete lisanud kõik vajalikud dokumendid, sest pärast allkirjastamist ei saa konteinerisse faile lisada ega sealt eemaldada ilma allkirja rikkumata. Järgige neid samme:
- Vajutage nupule “ALLKIRJASTA ID-KAARDIGA”.
- Programm võib küsida lisateavet, näiteks teie rolli või asukohta, kuid need väljad on vabatahtlikud.
- Ekraanile ilmub dialoogiaken, mis küsib PIN2 koodi.
- Sisestage kood hoolikalt. Pärast kolme valet sisestust kood lukustub.
Pärast õige koodi sisestamist näete teadet, et dokument on edukalt allkirjastatud. Nüüd saate faili salvestada ja edasi saata.
Allkirjastamine Mobiil-ID abil
Mobiil-ID on suurepärane alternatiiv, kui teil puudub kaardilugeja või soovite toiminguid teha kiirelt. Erinevalt ID-kaardist ei nõua see füüsilist ühendust arvutiga, vaid tugineb mobiilsidevõrgule.
Protsess DigiDoc4 Kliendis on sarnane ID-kaardiga allkirjastamisele, kuid “Allkirjasta ID-kaardiga” nupu asemel valige “MOBIIL-ID”. Seejärel palub programm sisestada teie telefoninumbri ja isikukoodi. Pärast andmete sisestamist ja nupule vajutamist toimub järgnev:
- Arvutiekraanile ilmub kontrollkood.
- Teie mobiiltelefonile saabub teavitus allkirjastamise kohta koos sama kontrollkoodiga.
- Veenduge, et koodid kattuvad. See on kriitiline turvameede vältimaks, et allkirjastate kellegi teise algatatud toimingut.
- Kui koodid klapivad, vajutage telefonis “Nõustu” või “OK” ja sisestage oma Mobiil-ID PIN2.
Pärast telefoni tegevuse lõpetamist jõuab kinnitus arvutisse ja dokument märgitakse allkirjastatuks.
Allkirjastamine Smart-ID abil
Smart-ID on viimastel aastatel muutunud kõige populaarsemaks isikutuvastusvahendiks, kuna see ei sõltu SIM-kaardist ja töötab üle interneti. Smart-ID kasutamine dokumentide allkirjastamiseks on juriidiliselt samaväärne ID-kaardi ja Mobiil-ID-ga, eeldusel, et kasutate Smart-ID täislahendust (mitte piiratud ligipääsuga Basic kontot).
Toimimine on analoogne Mobiil-ID protsessiga:
- Valige DigiDoc4 programmis allkirjastamise meetodiks Smart-ID.
- Sisestage isikukood (kui programm pole seda juba tuvastanud).
- Vajutage “Allkirjasta”.
- Teie nutiseadme Smart-ID rakendusse saabub teavitus.
- Kontrollige kontrollkoodi ühtivust arvutiekraanil ja nutiseadmes.
- Sisestage nutiseadmes Smart-ID PIN2 kood.
See lahendus on eriti mugav, kuna võimaldab allkirjastada dokumente ka siis, kui viibite välismaal ja teil pole kaasas ID-kaarti ega Eesti SIM-kaarti, kuid on olemas internetiühendus.
Kuidas allkirjastada dokumente otse nutitelefonis?
Sageli on vaja dokumente allkirjastada olukorras, kus arvutit ei ole käepärast. Õnneks on Riigi Infosüsteemi Amet (RIA) loonud mobiilse rakenduse RIA DigiDoc, mis on saadaval nii Androidi kui ka iOS-i seadmetele. See muudab nutitelefoni täisväärtuslikuks kontoriks.
Mobiilis allkirjastamiseks toimige järgmiselt:
- Laadige alla ja avage RIA DigiDoc rakendus.
- Valige fail, mida soovite allkirjastada. Faile saab importida e-kirjadest, pilveteenustest (nt Google Drive, Dropbox) või telefoni failihaldurist.
- Kui fail on rakenduses avatud, valige nupp “ALLKIRJASTA”.
- Valige endale sobiv meetod: Mobiil-ID või Smart-ID. (ID-kaardi kasutamine mobiilis on võimalik vaid spetsiaalse lugeja olemasolul, mis on harvem kasutusel).
- Järgige ekraanile ilmuvaid juhiseid ja sisestage vastav PIN2 kood.
- Allkirjastatud fail (konteiner laiendiga .asice) salvestub teie telefoni ja saate selle kohe e-kirjaga edasi saata.
Mobiilirakendus on äärmiselt kasulik kiireloomuliste lepingute või avalduste kinnitamiseks liikvel olles.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Kas digiallkiri kehtib ka siis, kui ID-kaardi sertifikaadid on aegunud?
Ei, digiallkirja andmiseks peavad sertifikaadid olema kehtivad. Kui sertifikaadid on aegunud või peatatud, ei saa te uusi allkirju anda. Juba antud allkirjad dokumendil jäävad aga kehtima, kuna need on varustatud ajatempliga, mis kinnitab allkirja andmise hetke.
Miks ma ei saa avada .bdoc või .ddoc faile?
.ddoc on väga vana formaat, mida kaasaegne tarkvara enam vaikimisi luua ei luba, kuid lugeda peaks suutma. .bdoc on uuem, kuid tänaseks on standardiks .asice. Kui teil on probleeme vanade failide avamisega, veenduge, et teil on DigiDoc4 tarkvara uusim versioon. Vajadusel konverteerige failid uuemasse formaati, kuigi juriidiliselt on soovitatav hoida originaalkonteinerit.
Kas ma saan allkirjastatud dokumenti muuta?
Ei. Digiallkirjastatud konteineri sisu ei saa muuta. Kui muudate konteineris olevat faili kasvõi ühe tähemärgi võrra, muutub allkiri kehtetuks (programm näitab punast hoiatust). Kui dokumendis on viga, tuleb luua uus konteiner, lisada parandatud fail ja allkirjastada see uuesti.
Mida teha, kui DigiDoc4 ei loe mu ID-kaarti?
Proovige järgmisi lahendusi: võtke kaart lugejast välja ja pange tagasi; proovige teist USB-pesa; tehke arvutile taaskäivitus (restart); kontrollige, kas ID-tarkvara vajab uuendust. Mõnikord võib viga olla ka vigases kaardilugejas või määrdunud kaardikiibis (puhastage kiipi ettevaatlikult pehme lapiga).
Digiallkirja rahvusvaheline tunnustamine ja turvameetmed
Eesti digiallkiri on oma olemuselt tehniliselt väga kõrge turvalisusega ja vastab Euroopa Liidu eIDAS määrusele. See tähendab, et Eesti ID-kaardi, Mobiil-ID või kvalifitseeritud Smart-ID kontoga antud allkiri on tunnustatud kui “Kvalifitseeritud e-allkiri” (QES – Qualified Electronic Signature) terves Euroopa Liidus. See on kõrgeim võimalik tase, mis on juriidiliselt täiesti võrdväärne omakäelise allkirjaga.
Siiski tuleb arvestada, et välisriikide asutused või ettevõtted ei pruugi alati osata avada .asice konteinerit, kuna neil puudub vastav tarkvara. Sellisel juhul on soovitatav kasutada rahvusvaheliselt levinumat PDF-i sisisest allkirjastamist (PAdES standard), mida saab samuti teha DigiDoc4 tarkvaras seadete alt muutes. Turvalisuse aspektist on oluline meeles pidada elementaarset küberhügieeni: ärge kunagi hoidke oma PIN-koode koos ID-kaardiga ning ärge jagage neid teiste isikutega. Teie digiallkiri on teie identiteet digitaalses maailmas ning selle väärkasutuse tagajärjed on sama reaalsed kui füüsilise maailma petuskeemide puhul.
