Ettevõtlusega alustamine on põnev teekond, mis on täis uusi väljakutseid ja õppimiskohti. Üks esimesi ja kõige olulisemaid finantsalaseid küsimusi, millega värske ettevõtja silmitsi seisab, puudutab käibemaksu. See on teema, mis tekitab sageli segadust: kas ma pean end kohe arvele võtma, mis kasu ma sellest saan ja millised kohustused sellega kaasnevad? Õigeaegne ja teadlik tegutsemine käibemaksukohustuslaseks registreerimisel võib säästa ettevõttele tuhandeid eurosid või vastupidi – päästa ebameeldivatest maksuvõlgadest. Selles artiklis lahkame põhjalikult kõiki nüansse, alates numbri olemusest kuni registreerimisprotsessi ja hilisemate kohustusteni.
Mis on käibemaksunumber ehk KMKR number?
Käibemaksukohustuslase registri number, lühendatult KMKR number (inglise keeles VAT number), on unikaalne tunnus, mis väljastatakse ettevõttele Maksu- ja Tolliameti (MTA) poolt. See number kinnitab, et ettevõte on riiklikult registreeritud käibemaksukohustuslane ning tal on õigus lisada oma müügiarvetele käibemaksu ning ühtlasi kohustus seda riigile tasuda. Eestis algab see number alati maatähisega “EE”, millele järgneb üheksakohaline numbrkombinatsioon (näiteks EE123456789).
Oluline on mõista, et KMKR number ei ole sama mis ettevõtte registrikood. Registrikood on igal juriidilisel isikul olemas asutamishetkest alates, kuid käibemaksunumber tekib alles eraldi registreeringu tegemisel. Ilma kehtiva KMKR numbrita ei tohi ettevõte oma arvetel käibemaksu näidata ega seda klientidelt küsida. Samuti ei ole tal õigust ostuarvetelt sisendkäibemaksu tagasi arvestada.
Millal tekib kohustus end käibemaksukohustuslaseks registreerida?
Eesti seadusandlus on väikeettevõtjate suhtes üpris liberaalne. Erinevalt paljudest teistest riikidest ei ole Eestis käibemaksukohustuslaseks registreerimine kohustuslik kohe ettevõtte asutamisel. Kohustus tekib alles siis, kui ettevõtte maksustatav käive ületab kindla piirmäära.
Kehtiva käibemaksuseaduse kohaselt tekib registreerimiskohustus päeval, mil ettevõtte tehingute maksustatav käive ületab kalendriaasta algusest arvestades 40 000 eurot. See piirmäär kehtib alates 2018. aastast (varasemalt oli see 16 000 eurot). Piirmäära hulka arvestatakse kaupade ja teenuste müük, mis toimub Eestis ja on käibemaksuga maksustatav.
Mida arvestatakse 40 000 euro piirmäära sisse?
- Kaupade ja teenuste müük Eestis.
- Kaupade ja teenuste müük välisriiki, kui käibe tekkimise koht on Eesti.
- Ettemaksud, kui need on seotud maksustatava käibega.
Oluline on tähele panna, et piirmäära sisse ei arvestata põhivara võõrandamist. Näiteks kui ettevõte müüb oma vana tootmisseadme või firmaauto, siis seda summat 40 000 euro täitumise arvestuses ei loeta, kuigi tegemist on müügitehinguga. Kui piirmäär on ületatud, tuleb avaldus esitada Maksu- ja Tolliametile kolme tööpäeva jooksul alates kohustuse tekkimise hetkest.
Vabatahtlik registreerimine: Kasu ja riskid
Hoolimata sellest, et seadus lubab kuni 40 000 eurose käibeni tegutseda ilma käibemaksunumbrita, valivad paljud ettevõtjad vabatahtliku registreerimise tee juba enne selle piiri saavutamist. Miks seda tehakse ja millal on see kasulik?
Millal on kasulik registreerida vabatahtlikult?
- Suured alginvesteeringud: Kui alustav ettevõte peab soetama kallist tehnikat, seadmeid, sõidukeid või kinnisvara, on mõistlik olla käibemaksukohustuslane. See võimaldab ostudelt tasutud 22% (või muu määra) käibemaksu riigilt tagasi küsida. Näiteks 10 000 eurose seadme puhul on võit 2200 eurot.
- Ärikliendid (B2B): Kui teie peamised kliendid on teised käibemaksukohustuslased, ei muuda käibemaksu lisamine teie hinda nende jaoks kallimaks, sest nemad saavad selle summa omakorda tagasi küsida. Vastupidi, käibemaksukohustuslase staatus võib jätta usaldusväärsema ja “suurema” ettevõtte mulje.
- Kahjumiperioodid: Kui ettevõte on stardifaasis ja kulud ületavad tulusid, on võimalik riigilt raha tagasi saada (sisendkäibemaks ületab tasumisele kuuluvat käibemaksu).
Millal tasub registreerimist vältida?
Kui teie kliendid on peamiselt eraisikud või väikeettevõtted, kes ei ole käibemaksukohustuslased, tähendab registreerimine sisuliselt 22% hinnatõusu. Eraisik ei saa käibemaksu tagasi küsida, mistõttu muutub teie teenus või toode tema jaoks kallimaks. Sellisel juhul on mõistlik kasutada maksuvabastust võimalikult kaua, et hoida konkurentsieelist madalama hinna näol.
Piiratud käibemaksukohustuslane – mis see on?
Lisaks tavapärasele käibemaksukohustuslasele eksisteerib ka mõiste piiratud käibemaksukohustuslane. See on spetsiifiline staatus, mis tekib peamiselt piiriülese kaubanduse korral.
Piiratud kohustuslaseks peab registreerima ettevõte, kes ise ei ole veel täiskohustuslane (käive alla 40 000 euro), kuid kes ostab kaupu teistest Euroopa Liidu riikidest rohkem kui 10 000 euro eest kalendriaastas. Samuti tekib see kohustus, kui ostetakse teenuseid välisriigi ettevõtjalt, kellel puudub Eestis püsiv tegevuskoht.
Piiratud käibemaksukohustuslane peab deklareerima ja tasuma käibemaksu välismaalt ostetud kaupadelt ja teenustelt, kuid tal puudub õigus sisendkäibemaksu mahaarvamiseks. See tähendab, et tegemist on vaid kohustusega ilma hüvedeta, mistõttu on sageli mõistlikum registreerida end kohe täielikuks käibemaksukohustuslaseks.
Kuidas käibemaksukohustuslaseks registreerimine käib?
Tänapäeval on Eestis registreerimisprotsess tehtud äärmiselt lihtsaks ja kiireks. Enamasti ei ole vaja külastada büroosid, vaid kõike saab teha elektrooniliselt e-Maksuameti/e-Tolli keskkonnas.
Samm-sammuline juhend:
- Sisselogimine: Sisenege ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil e-MTA keskkonda.
- Registrite sektsioon: Valige menüüst “Registrid” ja seejärel “Käibemaksukohustuslasena registreerimise avaldus”.
- Avalduse täitmine: Teil tuleb märkida, kas soovite registreerida kohustuslikus korras (käive ületatud) või vabatahtlikult.
- Tõendusmaterjal: Vabatahtliku registreerimise puhul võib maksuhaldur küsida tõestust ettevõtluse toimumise kohta. Selleks võivad olla sõlmitud lepingud, eellepingud, äriplaan või juba väljastatud arved. MTA soovib veenduda, et numbrit ei taotleta pettuste eesmärgil.
- Otsus: Maksuhaldur vaatab avalduse läbi üldjuhul 3 tööpäeva jooksul. Kui kõik on korras, väljastatakse teile KMKR number.
Kohustused, mis kaasnevad registreerimisega
KMKR numbri saamine ei ole vaid ühekordne toiming, vaid see toob kaasa igakuise püsiva halduskoormuse. On kriitiliselt oluline olla nendest kohustustest teadlik, et vältida intresse ja trahve.
Peamine kohustus on käibemaksudeklaratsiooni (KMD) esitamine. Deklaratsioon tuleb esitada iga kuu 20. kuupäevaks eelmise kalendrikuu kohta. Isegi kui ettevõttel ei olnud konkreetsel kuul müüki ega oste, tuleb esitada null-deklaratsioon (kui ettevõte on aktiivne). Lisaks, kui ettevõte teeb tehinguid teiste Euroopa Liidu ettevõtetega, tuleb esitada ühendusesisese käibe aruanne (VD).
Samuti muutuvad rangemaks nõuded raamatupidamisele. Kõik müügiarved peavad vastama käibemaksuseaduse nõuetele (sisaldama korrektset maksumäära, KMKR numbrit jne) ning ostuarved peavad olema korrektselt säilitatud, et tõendada sisendkäibemaksu mahaarvamise õigust.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kas ma saan end käibemaksukohustuslasest registrist kustutada?
Jah, kui teie ettevõtte maksustatav käive ei ole viimase 12 kuu jooksul ületanud 40 000 eurot, on teil õigus esitada avaldus registrist kustutamiseks. See on kasulik, kui tegevusmahud vähenevad või ettevõte lõpetab tegevuse. Arvestage siiski, et põhivara müümisel või “omatarbeks” võtmisel võib tekkida kohustus tasuda riigile varem tagasi küsitud sisendkäibemaks.
Kuidas kontrollida teise ettevõtte käibemaksunumbrit?
Kui teete koostööd teiste ettevõtetega, eriti piiriüleselt, on oluline kontrollida nende KMKR numbri kehtivust. Seda saab teha Euroopa Komisjoni VIES-süsteemi kaudu. Kehtetu number arvel võib tähendada, et teil ei ole õigust sisendkäibemaksu maha arvata.
Mis juhtub, kui ma unustan deklaratsiooni esitada?
Kui KMD jääb 20. kuupäevaks esitamata, saadab MTA meeldetuletuse. Kui deklaratsioon jääb endiselt esitamata, võib maksuhaldur määrata sunniraha ja hiljem hinnata maksusummat ise. Tasumata maksusummalt hakkab koheselt jooksma intress (hetkel 0,06% päevas).
Kas laenud ja toetused lähevad 40 000 euro piirmäära arvestusse?
Ei. Ettevõtluse alustamise toetused (nt Töötukassa), saadud laenud või omaniku poolt ettevõttesse paigutatud raha ei ole käive. Käive on ainult kaupade ja teenuste müügist saadud tulu.
Kas ma pean lisama käibemaksu, kui müün kliendile väljaspool Euroopa Liitu?
Üldjuhul kehtib ekspordi puhul 0% maksumäär. See tähendab, et kui müüte kaupa näiteks USA-sse või Norrasse, on arvel käibemaks 0%, kuid teil on endiselt õigus selle kauba tootmiseks tehtud kulutustelt sisendkäibemaks tagasi küsida. Selle tõendamiseks peab teil olema dokumentaalne tõestus, et kaup on EList välja liikunud.
Hilinenud registreerimise ohud ja järelevalve
Üks suurimaid vigu, mida alustavad ettevõtjad teevad, on “uinumine” ja piirmäära märkamatult ületamine. Maksu- ja Tolliametil on väga head IT-süsteemid, mis analüüsivad ettevõtete rahavoogusid ja deklareeritud andmeid. Kui selgub, et ettevõte ületas 40 000 euro piiri näiteks pool aastat tagasi, kuid jättis end registreerimata, on tagajärjed valusad.
Sellises olukorras loetakse ettevõte tagasiulatuvalt käibemaksukohustuslaseks alates päevast, mil piirmäär ületati. See tähendab, et kõigilt vahepealsetelt müügitehingutelt tuleb riigile tasuda 20% või 22% (sõltuvalt perioodist ja kehtivast määrast), isegi kui te kliendilt seda raha ei küsinud. Tihti ei ole võimalik klientidele tagantjärele uusi arveid esitada, mis tähendab, et maksukohustus tuleb katta ettevõtte kasumi arvelt. Lisaks lisanduvad intressid tasumata maksult.
Seetõttu on äärmiselt oluline jälgida oma müügikäivet jooksuvalt. Kui näete, et aasta käive hakkab lähenema 35 000 – 38 000 eurole, on mõistlik juba ennetavalt registreerimisavaldus sisse anda. See annab kindlustunde ja hoiab ära ootamatud finantskohustused, mis võivad noorele ettevõttele saatuslikuks saada.
