Ettevõtlusega alustamine on põnev teekond, kuid sageli kaasneb vabadusega ka hulk bürokraatiat ja kohustusi, millest raamatupidamine on üks olulisemaid. Paljud alustavad ettevõtjad seisavad silmitsi küsimusega: kuidas vormistada oma esimene müügiarve, kui ettevõte ei ole veel käibemaksukohuslane? See on äärmiselt levinud olukord, sest käibemaksukohustuslaseks registreerimine ei ole kohustuslik enne kindla aastase käibe piirmäära ületamist. Algajale võib tunduda segadust tekitav, millised rekvisiidid peavad arvel kindlasti olema, mida sinna kirjutada ei tohi ja kuidas tagada, et dokument oleks juriidiliselt korrektne. Õnneks ei ole selles midagi keerulist, kui järgida kindlaid reegleid ja mõista põhimõtteid, mis eristavad käibemaksukohuslase arvet mittekäibemaksukohuslase omast.
Mis vahe on käibemaksukohuslasel ja mittekäibemaksukohuslasel?
Enne arve koostamise juurde asumist on oluline mõista, mis on nende kahe staatuse sisuline erinevus. Eestis on käibemaksukohustuslaseks registreerimine kohustuslik siis, kui ettevõtte maksustatav käive ületab kalendriaasta algusest arvates 40 000 eurot. Kuni selle piirini on registreerimine vabatahtlik.
Kui te ei ole käibemaksukohuslane, on teie teenuse või toote hind lõpptarbija jaoks justkui “lõplik”. Te ei lisa oma hindadele riiklikku käibemaksu (mis on Eestis üldjuhul 22%) ning te ei saa ka oma ostudelt käibemaksu tagasi küsida. See tähendab, et arve koostamisel on matemaatika lihtsam: kui teie teenus maksab 100 eurot, siis arvele lähebki täpselt 100 eurot, mitte 122 eurot.
Kohustuslikud elemendid mittekäibemaksukohuslase arvel
Kuigi te ei lisa arvele käibemaksu, peab dokument siiski vastama Eesti raamatupidamise seaduses sätestatud algdokumendi nõuetele. Korrektne arve on raamatupidamise alustala ning see peab sisaldama kindlaid andmeid, et tehing oleks tõendatav. Siin on loetelu elementidest, mis peavad kindlasti arvel kajastuma:
- Dokumendi nimetus ja number: Arvele tuleb selgelt märkida “Arve”. Igal arvel peab olema unikaalne number. Soovitatav on kasutada süsteemset numeratsiooni (näiteks 2024-001, 2024-002), mitte alustada lihtsalt numbrist 1, mis võib jätta mulje kogenematust ettevõttest.
- Koostamise kuupäev: Päev, millal arve väljastati.
- Tehingu toimumise aeg: Kui see erineb arve koostamise kuupäevast (näiteks teenust osutati eelmisel kuul), tuleb see eraldi märkida.
- Osapoolte andmed: Nii müüja (teie) kui ka ostja (klient) täielik nimi, aadress ja registrikood. Kui ostjaks on eraisik, piisab nimest ja aadressist.
- Tehingu sisu: Teenuse või kauba täpne kirjeldus. Vältige ebamääraseid sõnastusi nagu “Konsultatsioon”, vaid täpsustage: “Turunduskonsultatsioon jaanuar 2024”.
- Kogus ja hind: Mõõtühikud (tk, h, km), kogused ja ühiku hind.
- Kogusumma: Arve lõplik tasumisele kuuluv summa.
Kuidas kajastada käibemaksu puudumist?
See on koht, kus tehakse kõige rohkem vigu. Kuna te ei ole käibemaksukohuslane, ei tohi arvel mitte mingil juhul olla eraldi rida “Käibemaks 22%” või muu sarnane. Samuti ei tohi te näidata käibemaksusummat, isegi kui see on 0 eurot.
Parim praktika on lisada arve jalusesse või summade juurde selgitav märkus. Levinumad ja aktsepteeritavad sõnastused on:
- “Käibemaks puudub”
- “Müüja ei ole käibemaksukohuslane”
- “Hind ei sisalda käibemaksu”
- “Käibemaksuvaba”
See välistab igasuguse segaduse kliendi raamatupidamises. Kui klient on ise käibemaksukohuslane, otsib ta automaatselt arvelt käibemaksu rida, et seda riigilt tagasi küsida. Selge märkus hoiab ära hilisemad telefonikõned ja parandused.
Kujundus ja formaat: kas Excel või tarkvara?
Alustaval ettevõtjal on kiusatus teha arveid Wordis või Excelis. Kuigi see on täiesti seaduslik, on sellel meetodil omad riskid. Excelis on lihtne kogemata kustutada valemeid, tekitada topelt numbritega arveid või unustada muuta kuupäeva. Pikas perspektiivis tekitab see raamatupidamises segadust.
Tänapäeval on saadaval palju tasuta või väga soodsa hinnaga arveldamistarkvarasid (nt Merit Aktiva, SimplBooks, SmartAccounts jne), mis on spetsiaalselt kohandatud Eesti turule. Nende eelised on:
- Automaatne numeratsioon: Tarkvara ei luba luua kahte sama numbriga arvet.
- Korrektsed mallid: Kõik seadusega nõutud väljad on vaikimisi olemas.
- Kliendibaas: Te ei pea iga kord kliendi andmeid uuesti sisestama.
- Professionaalne välimus: Tarkvaraga loodud PDF-arved näevad usaldusväärsemad välja.
Arve saatmine ja allkirjastamine
Tihti küsitakse, kas arve peab olema allkirjastatud. Vastus on: ei pea. Eesti seadusandlus ei nõua, et arvel oleks allkiri või tempel, et see oleks kehtiv algdokument. Oluline on tehingu toimumise tõendamine. Siiski on hea tava lisada arvele koostaja nimi. Arveid saadetakse tänapäeval valdavalt e-posti teel PDF-formaadis või e-arvena otse panka/raamatupidamistarkvarasse.
Piiratud käibemaksukohustus – erand, mida peab teadma
Isegi kui te ei ole Eestis “täiskohaga” käibemaksukohuslane, võib teatud juhtudel tekkida piiratud käibemaksukohustus. See juhtub kõige sagedamini siis, kui ostate teenuseid välismaalt (näiteks Google’i reklaam, Facebooki reklaam, välismaised tarkvaralitsentsid) või müüte teatud teenuseid Euroopa Liidu teise riigi ettevõttele.
Kui tellite teenust ettevõttelt, mis asub väljaspool Eestit (nt USA või Iirimaa), peate teatud juhtudel Eestis sellelt teenuselt käibemaksu deklareerima ja tasuma, isegi kui te muidu käibemaksukohuslane ei ole. See on nüanss, mille puhul tasub kindlasti konsulteerida raamatupidajaga, et vältida maksuvõla tekkimist teadmatusest.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kas ma võin arvele lisada käibemaksu, kui ma plaanin varsti registreerida?
Ei, see on rangelt keelatud. Te tohite arvele käibemaksu lisada alles sellest kuupäevast alates, mil Maksu- ja Tolliamet on teid ametlikult käibemaksukohustuslaste registrisse kandnud. Enne seda kuupäeva väljastatud arvetel käibemaksu näidata ei tohi, vastasel juhul peate selle riigile ära maksma, kuid ostja ei saa seda sisendkäibemaksuna maha arvata.
Mida teha, kui unustasin arvele märkida, et ma pole käibemaksukohuslane?
Kui arvel puudub käibemaksurida ja summa on lõplik, on vaikimisi arusaadav, et käibemaksu ei ole lisatud. Siiski on korrektsem saata kliendile parandatud arve või teavitada teda, et vältida arusaamatusi. Kui klient on ekslikult arvanud, et hind sisaldab käibemaksu, ja kandnud selle oma deklaratsiooni, tekib tal hiljem probleeme.
Kas ma pean väljastama arve ka eraisikule?
Jah, iga ettevõtlustulu teenimise kohta peab olema algdokument. Kui müüte kaupa või teenust eraisikule, peate tehingu toimumist tõendama. E-poes võib selleks olla automaatne tellimuse kinnitus/arve. Sularahatehingute puhul tuleb samuti väljastada dokument, kui ostja seda soovib, kuid raamatupidamise jaoks peab teil endal igal juhul jälg maha jääma.
Mis keeles peab arve olema?
Eestis tegutsedes peab algdokument olema arusaadav. Raamatupidamise seadus ütleb, et algdokument peab olema eestikeelne või arusaadavas võõrkeeles. Kui maksuhalduril tekib vajadus, on neil õigus nõuda dokumendi tõlget. Rahvusvaheliste klientide puhul on tavapärane teha arve inglise keeles või kakskeelsena (eesti/inglise).
Arvete arhiveerimine ja seitsme aasta reegel
Ükskõik, kas olete käibemaksukohuslane või mitte, kehtib kõikidele ettevõtjatele raamatupidamise seadusest tulenev kohustus säilitada algdokumente. See nõue on äärmiselt konkreetne: raamatupidamise algdokumente tuleb säilitada seitse aastat. Tähtaeg hakkab jooksma selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati.
See tähendab, et lihtsalt arve saatmisest kliendile ei piisa. Te peate tagama, et teil on kõigist väljastatud arvetest (ja ka saadud ostuarvetest) olemas koopiad. Digitaalsel ajastul on see lihtsam kui kunagi varem – enamik pilvepõhiseid raamatupidamistarkvarasid hoiab arhiivi automaatselt alles. Kui kasutate aga Excelit ja saadate PDF-e e-postiga, peate ise hoolitsema süsteemse varundamise eest. Arvuti kõvaketas võib puruneda, seega on soovitatav hoida koopiaid turvalises pilveteenuses (nt Google Drive, Dropbox) või välisel andmekandjal.
Korras raamatupidamine algab korrektsest arvest. Kui olete teinud selgeks põhitõed – õiged rekvisiidid, käibemaksu puudumise selge märkimine ja süsteemne numeratsioon – on edasine finantsarvestus juba oluliselt lihtsam. Mittekäibemaksukohuslasena arveldamine on tegelikult lihtsam ja bürokraatiavabam, andes alustavale ettevõtjale võimaluse keskenduda oma põhitegevusele ja ettevõtte kasvatamisele.
