Digitaalne suhtlus on muutunud meie igapäevaelu lahutamatuks osaks, olles sageli esimene ja mõnikord ainus viis, kuidas me kolleegide, klientide või koostööpartneritega kontakti loome. Kui kirja algus määrab tooni, siis kirja lõpp jätab “maitse suhu” ja kujundab viimase mulje. Sageli pööratakse suurt tähelepanu teemareale ja sisu selgusele, kuid kirja lõpetamine jääb vaeslapse ossa. Paljud meist trükivad harjumusest automaatse fraasi, mõtlemata selle tegelikule tähendusele või sobivusele antud kontekstis. Etiketiõpetajad rõhutavad aga üha enam, et e-kirja lõpp on strateegiline element, mis võib suhteid nii tugevdada kui ka tahtmatult kahjustada.
Miks on õige lõpufraas oluline?
Kirja lõpetamine ei ole lihtsalt formaalsus või tüütu kohustus, vaid see on signaal austusest ja professionaalsusest. Mõelge sellest kui kohtumise lõpetamisest: te ei pööraks ju vestluspartnerile selga ega jalutaks sõnagi lausumata ruumist välja. E-kirja puhul on puuduv või lohakas lõpufraas võrdväärne järsu lahkumisega. Õigesti valitud lõppsõna näitab, et olete võtnud aega adressaadiga arvestamiseks, ning see aitab pehmendada isegi kõige rangema sisuga sõnumeid.
Lisaks viisakusele on kirja lõpul ka praktiline väärtus. See markeerib selgelt mõttevahetuse lõppu ja annab suunise edasiseks tegevuseks. Ebakorrektsed või liiga familiaarsed lõpud võivad aga tekitada segadust hierarhias või jätta mulje, et kirjutaja ei võta oma tööd piisavalt tõsiselt. Eestis on ärikultuur üldiselt põhjamaiselt vaoshoitud, kuid samas hinnatakse soojust ja personaalsust, mistõttu on tasakaalu leidmine formaalse ja sõbraliku vahel kriitilise tähtsusega.
Klassikalised ja kindlad valikud
Kui kahtlete, millist lõpufraasi kasutada, on alati turvalisem jääda konservatiivseks. Ametlikus kirjavahetuses, eriti kui tegemist on esmakordse kontaktiga, riigiasutusega suhtlemisel või hierarhias kõrgemal positsioonil oleva isikuga, on kindlad reeglid, mis on ajaproovile vastu pidanud.
- Lugupidamisega – See on kõige universaalsem ja kindlam valik ametlikus suhtluses. See sobib nii ministrile, pangaametnikule kui ka uuele kliendile kirjutades. See ei eelda lähedast suhet, kuid väljendab selget austust.
- Austusega – Veelgi formaalsem kui eelmine, kuid tänapäevases kiires e-kirjavahetuses võib see mõjuda kohati liiga vanamoeliselt või pidulikult. Siiski on see omal kohal väga ametlikes avaldustes või pöördumistes kõrgete ametiisikute poole.
Oluline on siinkohal meeles pidada, et need fraasid kirjutatakse välja täispikalt. Lühendite kasutamine (nt “Lgp.”) on ametlikus kirjas jäme viga, mis viitab kas laiskusele või ajapuudusele, mida adressaat võib tõlgendada lugupidamatuse märgina.
“Tervitades” ja “Parimate soovidega” – millal neid kasutada?
Tänapäeva ärisuhtlus on muutunud tunduvalt vabamaks ja sageli tuntakse, et “Lugupidamisega” on igapäevaseks tööalaseks vestluseks liiga kange. Siin tulevad mängu pehmemad ja neutraalsemad variandid, mis on Eestis väga laialt levinud.
Tervitades on ilmselt kõige sagedamini kasutatav lõpufraas Eesti kontorisuhtluses. See on turvaline valik kolleegide, pikaajaliste koostööpartnerite ja tuttavate klientide vahel. See on professionaalne, kuid mitte distantseeriv. Siiski tasub olla ettevaatlik, kui kirjutate kellelegi esimest korda või kui tegemist on delikaatse teemaga (nt pretensioon) – sellisel juhul võib “Tervitades” mõjuda liiga kerglaselt.
Parimate soovidega või Kõike paremat on samuti levinud, kuid need kannavad endas veidi soojemat ja isiklikumat alatooni. Need sobivad hästi, kui olete adressaadiga juba kohtunud või kui kirjavahetus on olnud positiivse tooniga. Kui aga kiri sisaldab halbu uudiseid või nõudmisi, võib selline soe lõpp mõjuda irooniliselt.
Fraasid, mida etiketiõpetajad soovitavad vältida
Mitte kõik levinud lõpud ei ole head lõpud. On terve rida väljendeid, mis on küll populaarsed, kuid võivad jätta kirjutajast ebaprofessionaalse või lausa ebaviisaka mulje. Siin on mõned “punased lipud”, mida tasuks oma e-kirjadest välja rookida.
1. “Päikest!” ja muud emotsionaalsed hüüatused
Kuigi “Päikest!” on Eestis saanud peaaegu rahvuslikuks lõpufraasiks, on see ärietiketis äärmiselt riskantne. See eeldab familiaarsust ja head tuju, mida adressaadil ei pruugi sel hetkel olla. Ametlikus kirjas mõjub see infantiilselt ja kohatult. Jätke päike sõpradevahelisse vestlusesse või sotsiaalmeediasse.
2. “Ettetänades”
See on üks kõige sagedamini valesti kasutatud fraase. Kirjutades “Tänan ette”, asetate te adressaadi surve alla – te eeldate, et ta täidab teie palve, võttes talt justkui võimaluse keelduda. See võib mõjuda passiiv-agressiivselt. Palju viisakam on kirjutada kirja sisusse: “Olen tänulik, kui leiate aega sellele vastata” ja lõpetada kiri tavapärase viisakusvormeliga. Tänamine peaks toimuma siis, kui tegu on tehtud.
3. Lühendid ja släng
Nagu mainitud, ei ole lühendid nagu “Terv.”, “Lgp.”, “Parimat” ametlikus kirjas lubatud. See on märk sellest, et kirjutaja ei viitsinud viite lisaklahvi vajutada. Samuti ei sobi ingliskeelsed laenud (nt “Cheers”, “Best”) eestikeelsesse kirjavahetusse, välja arvatud juhul, kui tegemist on väga vaba sisekultuuriga idufirmaga.
4. “Sent from my iPhone”
Automaatsed jalused, mis teatavad, et kiri on saadetud nutitelefonist, tuleks seadetes välja lülitada. Kuigi see võib tunduda vabandusena võimalike trükivigade eest, saadab see tegelikult signaali: “Ma ei olnud piisavalt süvenenud, et kirja korralikult vormistada või arvuti taha istuda.” Professionaalne kiri peab olema korrektne sõltumata seadmest, millelt see saadeti.
Kriitiline kirjavahemärkide küsimus
Üks koht, kus Eestis eksitakse massiliselt – sageli inglise keele mõjutusel – on kirjavahemärk lõpufraasi järel. Inglise keeles on reegel: “Sincerely, [Name]”. Eestis kehtib aga teine reegel.
Eesti keeles ei panda lõpufraasi järele koma, kui nimi on järgmisel real.
Õige on:
Lugupidamisega
Mari Tamm
Vale on:
Lugupidamisega,
Mari Tamm
Kui aga nimi on samal real, siis kasutatakse koma (nt “Lugupidamisega, Mari Tamm”), kuid seda vormingut kasutatakse e-kirjades harva. Koma panemine lõpufraasi taha eraldi reale kirjutades on grammatikaviga, mis torkab keeletundlikule inimesele kohe silma ja rikub professionaalset üldmuljet.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kas on ebaviisakas kirja lõpetada ainult oma nimega?
Jah, üldjuhul peetakse seda liiga järsuks. Isegi kui teil on käimas tihe edasi-tagasi vestlus (nn chat-stiilis meilivahetus), on viisakas lisada vähemalt “Tervitades” või initsiaalid, kui vestlus on väga informaalne. Täiesti ilma lõputa kiri võib jätta mulje, et olete ärritunud või kiirustate liigselt.
Kuidas lõpetada kirja mitmele inimesele korraga?
Kui kiri on suunatud grupile, kehtivad samad reeglid. “Lugupidamisega” või “Tervitades” on universaalsed ja sobivad adresseerimiseks nii ühele inimesele kui ka tervele osakonnale. Te ei pea eraldi välja tooma iga inimese nime lõpufraasis.
Kas “Jõudu!” on sobiv lõpetus töömeilis?
“Jõudu!” on väga spetsiifiline ja kuulub pigem suulisesse või väga kollegiaalsesse suhtlusesse (nt töömeeste vahel või kitsas ringis). Ametlikus kontorisuhtluses kliendi või koostööpartneriga ei ole see parim valik, kuna võib mõjuda liiga familiaarselt või isegi patroniseerivalt.
Mis on kõige kindlam valik, kui ma ei tunne adressaati üldse?
Kõige kindlam valik on alati “Lugupidamisega”. Sellega ei saa kunagi eksida. See ei ole kunagi “liiga viisakas”, küll aga võib vähem formaalne valik olla “liiga familiaarne”.
Pikaajalise suhtluskultuuri loomine
E-kirja etikett ei ole kivisse raiutud reeglistik, vaid pigem sotsiaalne tööriistakast, mis aitab meil teistega paremini suhelda. Oluline on arendada endas “sotsiaalset kuulmist” – oskust tajuda konteksti, adressaadi ootusi ja suhte iseloomu. Mõnikord võib reeglite rikkumine (nt väga sõbralik ja emotsionaalne kiri) olla just see, mis jääb murrab ja loob tugevama sideme, kuid seda saab teha alles siis, kui baasteadmised on paigas.
Lõpuks taandub kõik empaatiale. Kirjutage kiri nii, nagu sooviksite, et teile kirjutatakse. Austage teise inimese aega, olge selge ja lõpetage kiri noodiga, mis jätab teistest mulje kui professionaalsest, hoolivast ja korrektsest inimesest. Teie e-kiri on teie visiitkaart, mis jääb adressaadi postkasti alles ka siis, kui te ise olete ammu lahkunud. Hoolitsege selle eest, et see visiitkaart oleks esinduslik algusest kuni viimase punktini.
