Tänapäeva digitaalses maailmas, eriti Eestis ja teistes Balti riikides, on paberimajandus suures osas asendunud elektrooniliste dokumentidega. Kui olete saanud e-kirja manuses faili, mille laiendiks on .asice, .bdoc või .ddoc, ning teie arvuti ei oska seda automaatselt avada, võib see esmapilgul tekitada segadust. Ärge muretsege – tegemist ei ole vigase faili ega viirusega, vaid turvalise konteineriga, mis sisaldab digitaalselt allkirjastatud dokumente. See on standardne formaat, mida kasutavad riigiasutused, pangad ja ettevõtted ametlikuks suhtluseks. Selles juhendis vaatame detailselt, mis peitub selle faililaiendi taga, kuidas nendele failidele ligi pääseda ning kuidas veenduda allkirjade õigsuses, kasutades selleks riiklikult tunnustatud ja turvalisi vahendeid.
Mis on .asice fail ja miks seda kasutatakse?
Enne tehniliste sammude juurde asumist on oluline mõista, millega tegu on. .asice (Associated Signature Container Extended) on rahvusvaheliselt tunnustatud failivorming, mis põhineb BDOC standardil. Lihtsustatult öeldes on see nagu digitaalne ümbrik.
Kujutage ette tavalist paberümbrikku. Te panete sinna sisse lepingu (näiteks Wordi dokumendi või PDF-i), kleebite ümbriku kinni ja kirjutate peale oma allkirja ning kuupäeva. Digitaalses maailmas on .asice fail just see “ümbrik”, mis hoiab koos:
- Algseid faile: Need võivad olla mistahes formaadis (PDF, DOCX, JPG, Excel jne).
- Digitaalallkirju: Info selle kohta, kes ja millal dokumendi allkirjastas.
- Kehtivuskinnitusi: Sertifikaadid, mis tõestavad, et allkirjastamise hetkel oli allkirjastaja ID-kaart või mobiil-ID kehtiv.
Erinevalt tavalisest PDF-failist, kuhu on lihtsalt “tempel” peale pandud, on .asice faili eesmärk tagada pikaajaline tõestusväärtus. See tähendab, et faili sisu on krüptograafiliselt seotud allkirjaga – kui keegi muudab dokumendis kasvõi ühe koma, muutub allkiri koheselt kehtetuks (“punaseks”).
Meetod 1: RIA DigiDoc4 kliendi kasutamine (Soovituslik)
Kõige töökindlam ja levinum viis .asice failide avamiseks on kasutada ametlikku riiklikku tarkvara RIA DigiDoc4. See tarkvara on vajalik igale Eesti ID-kaardi omanikule ning see tuleb tavaliselt koos ID-kaardi draiveritega.
Samm 1: Tarkvara kontrollimine ja paigaldamine
Kui teil on ID-kaardi tarkvara juba arvutis, leiate selle nimega “DigiDoc4 Klient”. Kui te pole kindel või tarkvara puudub, toimige järgmiselt:
- Minge veebilehele id.ee.
- Valige “Paigalda ID-tarkvara”.
- Laadige alla teie operatsioonisüsteemile (Windows, macOS, Linux) sobiv versioon.
- Installige tarkvara, järgides ekraanile ilmuvaid juhiseid.
Samm 2: Faili avamine
Pärast tarkvara paigaldamist peaks teie arvuti automaatselt tundma ära .asice failid. Faili avamiseks on kaks lihtsat viisi:
- Topeltklõps failil: Kui seadistused on korras, avaneb fail automaatselt DigiDoc4 aknas.
- Lohistamine (Drag-and-Drop): Avage DigiDoc4 programm ja lohistage allkirjastatud fail programmiaknasse.
Samm 3: Sisu lugemine ja salvestamine
See on koht, kus paljud kasutajad eksivad. Kui avate .asice faili, näete esmalt DigiDoc4 aknas nimekirja allkirjastajatest ja vasakul pool failide loetelu. Te ei näe kohe dokumendi teksti.
Dokumendi sisu nägemiseks:
- Vaadake programmi vasakpoolset menüüd, kus on loetletud konteineris asuvad failid (näiteks leping.pdf).
- Klõpsake faili nimele. See avab eelvaate (kui see on võimalik) või pakub võimalust fail avada vastavas programmis.
- Oluline: Kui soovite faili eraldi salvestada (näiteks selleks, et seda edasi saata ilma allkirjakonteinerita), klõpsake faili nime taga olevale noolekesele või valige nupp “Salvesta” / “Ekspordi”. Nii saate konteinerist kätte puhta PDF-i või Wordi faili.
Meetod 2: Mobiilne lahendus (RIA DigiDoc äpp)
Tänapäeval tehakse üha rohkem tööd nutitelefonides. .asice failide avamine telefonis on samuti täiesti võimalik ja mugav, kuid see nõuab spetsiaalset rakendust, kuna telefonide vaikevaaturid seda formaati ei toeta.
Toimige järgmiselt:
- Laadige App Store’ist (iOS) või Google Play poest (Android) alla rakendus RIA DigiDoc.
- Avage oma e-postkast ja leidke kiri .asice manusega.
- Vajutage manusele. Telefon võib küsida, millise rakendusega faili avada – valige nimekirjast RIA DigiDoc.
- Rakendus avaneb ja kuvab teile konteineri sisu sarnaselt arvutiversiooniga.
Mobiilirakenduse suur eelis on see, et saate dokumente koheselt ka ise allkirjastada, kasutades Mobiil-ID või Smart-ID lahendusi, ning seejärel need edasi saata.
Meetod 3: Veebipõhised portaalid (Tarkvara paigaldamata)
Mõnikord võite olla olukorras, kus te ei saa arvutisse tarkvara paigaldada – näiteks kasutate tööarvutit piiratud õigustega või olete välismaal internetikohvikus. Sellisel juhul aitavad veebipõhised allkirjastamisportaalid.
Kõige tuntumad ja turvalisemad variandid on:
- Dokobit: See on populaarne portaal, mis toetab nii Eesti kui ka teiste riikide ID-lahendusi. Saate luua tasuta konto (piiratud mahus), laadida .asice faili üles ja näha selle sisu otse brauseris.
- Riigiportaal eesti.ee: Logides sisse eesti.ee portaali, on võimalik kasutada sealset “Dokumendid” sektsiooni, et kontrollida digiallkirjastatud faile, kuigi kasutajaliides võib olla vähem intuitiivne kui spetsiaalsetel teenusepakkujatel.
Veebipõhiste lahenduste puhul pidage alati meeles turvalisust – laadige dokumente üles ainult usaldusväärsetesse portaalidesse, kuna tegemist on teie või teie partnerite konfidentsiaalsete andmetega.
Kuidas tuvastada vigaseid või kehtetuid allkirju?
.asice faili avamisel on kõige olulisem veenduda, et allkiri on juriidiliselt kehtiv. DigiDoc4 klient teeb selle teie eest lihtsaks, kasutades värvikoode.
Roheline värv: “Allkiri on kehtiv”. See tähendab, et dokumenti pole pärast allkirjastamist muudetud ja allkirjastaja sertifikaat oli allkirjastamise hetkel kehtiv. Võite dokumendi sisu usaldada.
Punane värv: “Allkiri on kehtetu”. See on tõsine hoiatus. Põhjuseid võib olla mitu:
- Dokumendi sisu on pärast allkirjastamist muudetud (kasvõi kogemata salvestatud).
- Allkirjastaja sertifikaat oli tühistatud või peatatud.
- Teie enda arvuti kellaaeg on vale või sertifikaatide usaldusnimekiri on vananenud.
Kollane värv: “Allkiri on teadmata staatusega”. See juhtub tihti siis, kui teil puudub internetiühendus sertifikaatide kontrollimiseks või kui tegemist on välisriigi allkirjaga, mida Eesti süsteem koheselt ära ei tunne.
Korduma kippuvad küsimused (FAQ)
Alljärgnevalt leiate vastused levinumatele küsimustele seoses .asice failidega.
Kas .asice faili saab muuta Wordis või Excelis?
Ei, otseselt konteinerit muuta ei saa. Kui soovite sisu muuta, peate esmalt faili konteinerist välja võtma (“ekspordima”), tegema muudatused ja seejärel dokumendi uuesti allkirjastama. Pidage meeles, et vana allkiri uuele (muudetud) sisule enam ei kehti.
Miks ma ei saa avada .asice faili topeltklõpsuga?
Tõenäoliselt puudub teie arvutis vajalik tarkvara või on failiseosed (file associations) katki. Veenduge, et olete paigaldanud uusima ID-tarkvara aadressilt id.ee. Alternatiivina avage esmalt DigiDoc4 programm ja lohistage fail sinna.
Kas .asice fail on sama mis .bdoc?
Sisuliselt jah. .asice on .bdoc formaadi edasiarendus ja rahvusvaheline kuju, mis vastab paremini Euroopa Liidu eIDAS standarditele. Tänapäeval salvestab DigiDoc4 tarkvara failid vaikimisi .asice laiendiga, et tagada parem ühilduvus välisriikidega.
Kas ma saan .asice faili saata välismaalasele?
Jah, kuid ta ei pruugi osata seda avada, kui tal pole vastavat tarkvara. Euroopa Liidu piires peaksid riiklikud süsteemid suutma ASICE formaati töödelda, kuid kindlam on saata välispartnerile ka konteineris sisalduv PDF eraldi (ilma digiallkirjata) tutvumiseks, selgitades, et originaal on lisatud konteineris.
Mida teha, kui DigiDoc4 ütleb, et konteiner on vigane?
Proovige laadida alla uusim tarkvaraversioon. Kui see ei aita, paluge saatjal fail uuesti allkirjastada ja saata. Mõnikord võivad failid e-posti teel edastamisel korrupteeruda, kuigi see on haruldane.
Digitaalse arhiveerimise ja turvalisuse parimad praktikad
Kui olete .asice faili edukalt avanud ja selle sisu kontrollinud, on oluline mõelda ka dokumentide säilitamisele. Erinevalt paberist, mis võib tuhmuda, on digitaalallkiri matemaatiline tõestus, kuid tehnoloogia vananeb. Seetõttu on oluline hoida oma ID-tarkvara alati uuendatuna.
Pikaajalisel säilitamisel (näiteks 10+ aastat) tuleks jälgida Riigi Infosüsteemi Ameti soovitusi. Vanemad formaadid nagu .ddoc ei ole enam uues tarkvaras toetatud samal määral kui .asice. Kui teil on arhiivis vanu digiallkirjastatud faile, võib olla vajalik nende “üle tembeldamine” või konverteerimine uuemasse formaati, et tagada nende avatavus ka tulevikus. Samuti on hea praktika mitte hoida olulisi lepinguid ainult ühes arvutis või e-postkastis, vaid teha neist regulaarselt varukoopiaid turvalisse pilveteenusesse või välisele kõvakettale. Nii kindlustate, et teie digitaalne allkiri ja sellega seotud kohustused või õigused on kaitstud ka aastate pärast.
